Datenschutzerklärung

Stand: 1. November 2026

Hier steht, welche Daten Formulingo verarbeitet, warum, wie lange und an wen sie gehen. Wir erklären das so einfach wie möglich. Die Informationen erfüllen die Pflichten aus Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Das Wichtigste in Kürze

• Formulingo ist kostenlos und zeigt keine Werbung. Es gibt keine Analyse- oder Tracking-Tools und keine Cookies für Werbung.
• Bevor ein Dokument von einer künstlichen Intelligenz (KI) gelesen wird, entfernen wir auf unserem eigenen Server automatisch Namen, Adressen, Kontaktdaten, Bankdaten und Nummern wie Aktenzeichen. Bei Briefen kannst du vorher selbst prüfen und weitere Stellen entfernen.
• Die KI-Analyse übernimmt OpenAI. Bei Briefen bekommt OpenAI nur den anonymisierten Text. Bei Formularen bekommt OpenAI zusätzlich Bilder der Seiten, damit die KI den Aufbau des Formulars versteht. Diese Bilder sind nicht anonymisiert. Lade deshalb nur leere Formulare hoch. Dein Profil und deine Antworten in Formularen bekommt OpenAI nie. OpenAI nutzt diese Daten nicht zum Training.
• Dein Konto, dein Profil und deine Dokumente liegen bei Supabase auf Servern in Frankfurt am Main.
• Alle Verbindungen zu Formulingo laufen über das Netzwerk von Cloudflare, das die Website schützt und die Verbindung verschlüsselt.
• Du kannst deine Dokumente und dein ganzes Konto jederzeit selbst löschen und Auskunft über deine Daten verlangen.

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist:

Exaucer Kimonima
Bahnhofstraße 26B
27612 Loxstedt
Deutschland
E-Mail: [email protected]

In dieser Erklärung steht „wir“ für diese Person. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Bei Fragen zum Datenschutz schreib uns an die E-Mail-Adresse oben.

2. Wenn du die Website aufrufst

Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf speichert unser Server kurz, was angefragt wurde, damit wir Fehler finden und Angriffe abwehren können. Das sind:

• deine IP-Adresse und der Port deiner Verbindung,
• Datum und Uhrzeit,
• die aufgerufene Adresse ohne geheime Teile (Einmal-Codes aus Bestätigungs- und Passwort-Links werden unkenntlich gemacht),
• die Art der Anfrage, den Statuscode, die übertragene Datenmenge und die Dauer.

Wir speichern keine Kopfzeilen der Anfrage, also zum Beispiel keine Cookies, keine Anmelde-Tokens und keine Browser-Kennung. Die Protokolle enthalten keine Inhalte deiner Dokumente.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 7 Tage gelöscht, außer wir brauchen einen Eintrag länger, um einen konkreten Angriff oder Fehler aufzuklären.

Hosting

Die Website läuft auf einem eigenen Server, den wir selbst in Deutschland betreiben. Dort laufen auch das Auslesen der Dokumente (Texterkennung) und die Anonymisierung. Ein externer Hosting-Anbieter ist nicht beteiligt.

Cloudflare

Alle Anfragen an formulingo.com laufen über das Netzwerk der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare stellt die verschlüsselte Verbindung (HTTPS) her, wehrt Angriffe ab und leitet die Anfragen an unseren Server weiter. Weil die verschlüsselte Verbindung bei Cloudflare endet, laufen dabei alle übertragenen Inhalte über Server von Cloudflare, auch hochgeladene Dokumente. Cloudflare verarbeitet außerdem deine IP-Adresse, Angaben zu deinem Browser und Gerät sowie den Zeitpunkt der Anfrage, auch in eigenen Protokollen. Seiten deines Kontos und hochgeladene Dokumente speichert Cloudflare nicht zwischen.

Cloudflare verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, schnellen und vor Angriffen geschützten Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare verarbeitet Daten auch in den USA. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO); zusätzlich enthält der Vertrag mit Cloudflare die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Schriften und andere Inhalte

Schriften, Bilder und Programmcode liefern wir selbst (über Cloudflare) aus. Wir binden keine Inhalte von Drittanbietern ein, zum Beispiel keine Google Fonts, keine Karten, keine Videos und keine Social-Media-Buttons. Links zu anderen Websites (zum Beispiel Instagram oder BAMF-Navi) sind einfache Links: Erst wenn du darauf klickst, verbindet sich dein Browser mit dem anderen Anbieter.

3. Cookies und Speicher im Browser

Wir speichern nur Informationen auf deinem Gerät, die für den Dienst unbedingt nötig sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dafür brauchen wir keine Einwilligung, deshalb gibt es kein Cookie-Banner.

4. Konto

Für ein Konto brauchen wir deine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Das Passwort wird nur verschlüsselt (als Hash) gespeichert. Außerdem speichern wir, wann du dich registriert, bestätigt und zuletzt angemeldet hast. Supabase protokolliert Anmeldungen mit IP-Adresse, um Missbrauch zu erkennen.

Um deine E-Mail-Adresse zu bestätigen und dein Passwort zurückzusetzen, schicken wir dir E-Mails. Versand: Supabase.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ohne E-Mail-Adresse und Passwort kannst du kein Konto anlegen.

Konto löschen

Du kannst dein Konto in deinem Profil unter „Gefahrenzone“ löschen. Dein Konto wird dann sofort gesperrt und du wirst auf allen Geräten abgemeldet. Nach 7 Tage löschen wir dein Konto, dein Profil, alle Dokumente mit ihren Originaldateien, Erklärungen und Antworten, deine Fehlermeldungen und deinen Eintrag in der Warteliste. Die Frist schützt dich vor einem versehentlichen Löschen: Bis dahin kannst du uns per E-Mail an [email protected] bitten, dein Konto wiederherzustellen.

Beim Löschen kannst du uns freiwillig sagen, warum du gehst: mit vorgegebenen Gründen und einem kurzen Text. Wir speichern das ohne Verbindung zu deinem Konto, nur mit dem Datum. Bitte schreib keine persönlichen Angaben in den Text. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Formulingo zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Angaben nach 12 Monate.

5. Warteliste

Im Moment laden wir neue Menschen nach und nach ein. Wenn du dich in die Warteliste einträgst, speichern wir deine E-Mail-Adresse, die Sprache der Oberfläche und die Uhrzeit. Wir nutzen sie nur, um dir eine Einladung zu schicken, in deiner Sprache.

Kommst du über einen Link mit einer Quellenangabe (zum Beispiel von Instagram), speichern wir auch diese Quelle. So wissen wir, wie Menschen von Formulingo erfahren. Dafür nutzen wir keine Cookies und kein Tracking. Die Quelle steht nur in der Adresse des Links.

Bei einem neuen Eintrag bekommen wir eine Benachrichtigung mit deiner E-Mail-Adresse, der Quelle und der Sprache. Sie läuft über unseren eigenen Benachrichtigungs-Server (ntfy) und wird dort nach 12 Stunden gelöscht.

Rechtsgrundlage für E-Mail-Adresse und Sprache ist deine Anfrage, Formulingo nutzen zu wollen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Quelle unser berechtigtes Interesse, zu verstehen, welche Wege zu Formulingo führen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen den Eintrag 1 Monat nach der Einladung, spätestens 12 Monate nach dem Eintragen. Du kannst dich jederzeit per E-Mail an [email protected] austragen.

6. Profil

Nach der Registrierung fragen wir nach deinem Vor- und Nachnamen, deinem Geburtsdatum, deinen Staatsangehörigkeiten, den Sprachen, die du sprichst, deiner Erklärungssprache und deiner Anschrift. Diese Angaben sind für die Einrichtung des Kontos nötig. Du kannst sie in deinem Profil jederzeit ändern.

Deine Sprachen bestimmen, in welcher Sprache Formulingo dir Briefe und Formulare erklärt. Deine Profildaten bleiben bei uns und Supabase. Sie werden nicht an OpenAI geschickt.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Dokumente

Hochladen und Speichern

Du kannst Briefe und Formulare als PDF, JPG oder PNG hochladen. Wir speichern die Originaldatei in einem geschützten Speicher bei Supabase, den nur dein Konto lesen kann. Zu jedem Dokument speichern wir außerdem den Dateinamen, die Größe, die Seitenzahl, den anonymisierten Text, die Erklärung der KI und deinen Fortschritt (zum Beispiel erledigte Aufgaben). Pro Konto gibt es eine Speichergrenze.

Offizielle Briefe enthalten oft sensible Angaben, zum Beispiel zu Gesundheit, Aufenthalt oder Geld. Lade nur Dokumente hoch, die dich betreffen oder für die du die Erlaubnis der betroffenen Person hast.

Anonymisierung

Auf unserem eigenen Server lesen wir den Text aus der Datei aus (bei Fotos und Scans per Texterkennung). Danach ersetzt ein automatisches Verfahren Namen, Orte, Adressen, Postleitzahlen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs, Steuer-Identifikationsnummern, Aktenzeichen und Geburtsdaten durch Platzhalter wie „<PERSON>“. Für diesen Schritt wird kein externer Dienst genutzt.

Bei Briefen zeigen wir dir den anonymisierten Text zuerst. Du kannst weitere Stellen entfernen und musst bestätigen, bevor die KI ihn liest. Bei Formularen läuft die Anonymisierung automatisch ohne diesen Prüfschritt.

Die Anonymisierung gilt für den Text. Die Bilder der Formularseiten, die wir zusätzlich an OpenAI schicken (siehe Abschnitt 8), sind nicht anonymisiert. Darauf ist alles zu sehen, was auf dem Formular steht. Deshalb bitten wir dich beim Hochladen, nur ein leeres Formular zu nutzen. Deine Antworten trägst du danach in Formulingo ein.

Die automatische Anonymisierung ist nicht perfekt. Sie kann einzelne Angaben übersehen. Was übrig bleibt, kann zusammen mit anderen Informationen manchmal auf dich hinweisen.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wenn ein Dokument besondere Kategorien von Daten enthält, zum Beispiel Gesundheitsdaten, verarbeiten wir sie nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du beim Hochladen gibst. Du kannst sie jederzeit widerrufen, indem du das Dokument löschst oder uns schreibst. Der Widerruf gilt für die Zukunft. Wann du eingewilligt hast, speichern wir zusammen mit dem Dokument.

Formulare ausfüllen

Deine Antworten in Formularen speichern wir bei Supabase, damit du später weitermachen kannst. Sie werden nicht an OpenAI geschickt. Die PDF-Zusammenfassung erstellen wir auf unserem Server.

8. KI-Analyse mit OpenAI

Die Erklärungen, Aufgaben, Fristen und Ausfüllhilfen erstellt ein Sprachmodell von OpenAI. Dafür schicken wir an OpenAI:

• den anonymisierten Text des Dokuments,
• bei Formularen: Bilder der Seiten (höchstens 12 Seiten, verkleinert). Die KI erkennt daran Tabellen, Ankreuzkästchen und welche Felder zusammengehören. Die Bilder sind nicht anonymisiert. Wir speichern sie nicht, sie entstehen nur kurz für diese Anfrage. Wenn du die KI das Formular noch einmal lesen lässt, erstellen wir sie erneut aus der Originaldatei,
• das heutige Datum (für Fristen) und deine Erklärungssprache,
• beim Übersetzen in eine andere Sprache die bereits erstellte Erklärung.

Nicht an OpenAI gehen: die Originaldatei selbst, Briefe als Bild, deine E-Mail-Adresse, dein Profil und deine Antworten in Formularen.

Empfänger ist die OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. OpenAI verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). OpenAI kann die Daten auch in den USA und in anderen Ländern außerhalb der EU verarbeiten, zum Beispiel durch die OpenAI OpCo, LLC. Für diese Übermittlung gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil unseres Vertrags mit OpenAI sind.

Wir nutzen die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI. Wir weisen OpenAI an, die Antworten nicht zu speichern. OpenAI nutzt Daten aus der API nicht zum Training seiner Modelle. Zur Missbrauchserkennung bewahrt OpenAI Anfragen bis zu 30 Tage auf, außer ein Gesetz verlangt eine längere Aufbewahrung.

Die KI trifft keine Entscheidungen über dich. Ihre Erklärungen sind Vorschläge, die du selbst prüfst. Es gibt keine automatisierte Entscheidung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO. Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9. Supabase

Konto, Warteliste, Profil, Dokumente und Antworten speichern wir bei Supabase (Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher). Vertragspartner ist die Supabase Pte. Ltd., Singapur. Unser Projekt liegt in der Region Frankfurt am Main (Amazon Web Services, eu-central-1). Supabase verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Weil Supabase und einige seiner Unterauftragnehmer ihren Sitz außerhalb der EU haben, können sie im Einzelfall auf Daten zugreifen, zum Beispiel für Support oder Wartung. Dafür gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil des Vertrags mit Supabase sind. Die Liste der Unterauftragnehmer steht unter supabase.com/legal/customer-resources/subprocessor-list.

Supabase speichert technische Protokolle der Datenbank- und Anmeldeanfragen, auch mit IP-Adressen, für eine begrenzte Zeit, die vom gebuchten Tarif abhängt.

10. Problem melden über Instagram

Wenn du in der App auf „Problem melden“ tippst, speichern wir einen zufälligen Code, die Seite, auf der du warst (ohne weitere Teile der Adresse), die App-Version, die Sprache der Oberfläche, die Kennung deines Browsers (User-Agent), dein Konto und die Uhrzeit. So können wir deine Nachricht dem Fehler zuordnen. Die kurze Info wird nur auf deinem Gerät in die Zwischenablage kopiert.

Danach öffnet sich Instagram. Ob du uns schreibst und was, entscheidest du. Instagram wird von der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, betrieben. Für die Nachricht gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Instagram. Meta kann Daten auch in den USA verarbeiten. Bitte schick uns keine Fotos oder Screenshots von deinen Briefen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Fehler zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die gespeicherten Angaben nach 3 Monate. Nachrichten auf Instagram löschen wir, wenn das Problem gelöst ist.

11. Kontakt per E-Mail

Wenn du uns schreibst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht, um dir zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Wir löschen die Nachricht, wenn deine Anfrage erledigt ist und keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

12. Vorlesen

Die Vorlesefunktion nutzt die Sprachausgabe deines Geräts oder Browsers. Wir bekommen dabei keinen Text und kein Audio. Manche Browser und Betriebssysteme erzeugen Stimmen aber über das Internet. Dann geht der vorgelesene Text an den Anbieter deines Browsers oder Betriebssystems. Darauf haben wir keinen Einfluss.

13. Wie lange speichern wir deine Daten?

• Dokumente mit Originaldatei, Text, Erklärungen und Antworten: bis du sie löschst oder dein Konto gelöscht wird.
• Konto und Profil: bis du dein Konto löschst. Das geht in deinem Profil unter „Gefahrenzone“ oder per E-Mail an [email protected]. Das Konto wird sofort gesperrt; nach 7 Tage löschen wir es zusammen mit allen deinen Dokumenten und Dateien.
• Warteliste: 1 Monat nach der Einladung, spätestens 12 Monate nach dem Eintragen.
• Server-Protokolle: 7 Tage.
• Fehlermeldungen: 3 Monate.
• Freiwilliger Grund beim Konto-Löschen: 12 Monate, ohne Verbindung zu deinem Konto.

14. Deine Rechte

Du hast das Recht auf

• Auskunft über deine Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Schreib uns dafür eine E-Mail an [email protected]. Viele Angaben kannst du auch direkt in deinem Profil ändern, Dokumente selbst löschen und dein ganzes Konto löschen.

Kopie der Garantien für Übermittlungen außerhalb der EU

Für Übermittlungen an OpenAI, Supabase und Cloudflare in Länder außerhalb der EU gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie schicken wir dir auf Anfrage per E-Mail an [email protected]. Den Text der Klauseln veröffentlicht auch die EU-Kommission: Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel in dem Land, in dem du wohnst. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de

15. Sicherheit

Die Verbindung zu Formulingo ist verschlüsselt (HTTPS). Der Zugriff auf die Datenbank ist so eingerichtet, dass jedes Konto nur seine eigenen Daten sieht. Originaldateien liegen in einem nicht öffentlichen Speicher.

16. Änderungen

Wenn sich Formulingo ändert, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung, die hier veröffentlicht ist.